askJan & DSGVO: So bleiben deine JTL-Daten sicher und unter deiner Kontrolle

Künstliche Intelligenz und Datenschutz – für viele Unternehmen klingt das erstmal nach einem Widerspruch. Gerade wenn sensible ERP-Daten im Spiel sind, stellt sich schnell die Frage:

„Ist der Einsatz von KI überhaupt DSGVO-konform möglich?"

Die kurze Antwort: Ja – wenn man es richtig macht.

In diesem Beitrag erklären wir transparent, wie askJan mit Daten umgeht, wer wofür verantwortlich ist und warum askJan aus DSGVO-Sicht bewusst anders aufgebaut ist als klassische KI-Tools.

1. Die wichtigste Klarstellung vorweg

askJan ist kein klassisches Cloud-KI-Tool.

askJan ist eine lokal installierte Desktop-Anwendung, die direkt mit deiner JTL-Wawi arbeitet. Das bedeutet:

Deine Rohdaten bleiben grundsätzlich in deinem System
Es gibt keine zentrale Datenhaltung bei askJan
Keine automatische Übertragung kompletter Datenbanken

Das ist der entscheidende Unterschied zu vielen SaaS- und BI-Lösungen.

2. Wer ist aus DSGVO-Sicht wofür verantwortlich?

Ein zentraler Punkt der DSGVO ist die klare Rollenverteilung.

Du als askJan-Nutzer

• Bist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Art. 4 Nr. 7)
• Entscheidest über Zweck und Inhalt der Datenverarbeitung
• Bist Herr über deine JTL-Wawi-Daten

askJan (J17 GmbH)

• Handelt als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO)
• Verarbeitet Daten ausschließlich nach deiner Weisung
• Nutzt Daten nicht für eigene Zwecke
• Trainiert keine KI-Modelle mit Kundendaten

Diese Rollenverteilung wird transparent über einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt (in der askJan-Anwendung herunterladbar).

3. Wie funktioniert der Datenfluss bei askJan konkret?

1Lokale Analyse deiner JTL-Daten

askJan greift lokal auf deine JTL-Wawi zu und bereitet die Daten für Analysen auf. In diesem Schritt:

Verlassen keine Daten dein System
Findet die Verarbeitung vollständig on-premise statt

2Pseudonymisierung vor KI-Anfragen

Bevor askJan eine Anfrage an einen KI-Dienst stellt, werden mögliche Personenbezüge pseudonymisiert:

Namen, Adressen, E-Mails etc. werden ersetzt
Eindeutige Rückschlüsse auf Personen sind extern nicht möglich
Der Schlüssel zur Rückauflösung bleibt lokal bei dir

Das reduziert das Datenschutzrisiko erheblich und folgt dem Prinzip „Privacy by Design" (Art. 25 DSGVO).

3KI-Verarbeitung über Amazon Bedrock (Hosting in Deutschland)

Für KI-Analysen nutzt askJan Amazon Bedrock – unter klaren Bedingungen:

Nutzung ausschließlich von EU- bzw. Deutschland-Regionen
Keine Speicherung der Anfragen zu Trainingszwecken
Keine Weitergabe der Daten an Dritte
Kein Drittlandtransfer

Wichtig: Amazon agiert hier als Sub-Auftragsverarbeiter, vertraglich klar geregelt.

4Ergebnisanzeige bei dir im Client

Die KI-Antworten werden zurück an askJan übergeben und nur lokal angezeigt. Es findet keine zentrale Speicherung bei askJan statt.

4. Was ist mit dem askJan-Lizenzserver?

Neben dem Analyse-Kernprozess gibt es einen separaten askJan-Lizenzserver. Dieser dient ausschließlich administrativen Zwecken, z. B.:

• Registrierung von askJan-Konten
• Lizenz- & Credit-Verwaltung
• Freischaltung von KI-Modellen

Hier werden keine JTL-Inhalte verarbeitet. askJan ist in diesem Bereich selbst Verantwortlicher – wie bei jeder klassischen Software-Lizenzverwaltung.

5. Freitext-Eingaben: Ein realistischer Blick auf Restrisiken

askJan erlaubt Fragen in natürlicher Sprache. Dabei kann es theoretisch vorkommen, dass Nutzer personenbezogene Daten eingeben, z. B.:

„Lege bitte den Kunden Herrn Meyer aus der Musterstraße an."

Wichtig dazu:

askJan fordert solche Eingaben nicht aktiv an
Nutzer entscheiden selbst über den Inhalt ihrer Fragen
askJan erkennt personenbezogene Inhalte (z. B. via Mustererkennung) und weist darauf hin
Eine 100-%-ige technische Verhinderung ist bei Freitextsystemen nicht realistisch – und auch DSGVO-seitig anerkannt

Entscheidend ist: Risiken sind bekannt, dokumentiert und angemessen minimiert.

6. Warum askJan aus DSGVO-Sicht „sauber" ist

Zusammengefasst basiert askJan auf einem bewusst datenschutzfreundlichen Design:

Lokale Verarbeitung sensibler ERP-Daten

Pseudonymisierung vor externer KI-Nutzung

Hosting in Deutschland ohne Drittlandtransfer

Kein KI-Training mit Kundendaten

Klare Rollen & Verträge

Transparenter Umgang mit Restrisiken

askJan bringt KI zu deinen Daten – nicht deine Daten zur KI.

7. Für wen ist askJan besonders geeignet?

askJan ist ideal für Unternehmen, die:

Mit sensiblen ERP-Daten arbeiten
KI nutzen möchten, ohne Datenschutz-Kompromisse einzugehen
Eine Alternative zu klassischen Cloud-BI-Tools suchen
DSGVO-Fragen auch gegenüber Kunden oder Datenschutzbeauftragten sauber beantworten wollen

Fazit

KI und DSGVO schließen sich nicht aus – wenn Architektur, Verantwortung und Transparenz stimmen.

askJan wurde genau dafür entwickelt.

Das DSGVO-Konzept von askJan auf einen Blick:

Deine Daten bleiben bei dir

Pseudonymisierung schützt Personenbezüge

KI-Verarbeitung in der EU

Klare vertragliche Regelungen

askJan & DSGVO: So bleiben deine JTL-Daten sicher und unter deiner Kontrolle