Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der J17 GmbH für askJan

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

J17 GmbH

Am Kattenberge 38

21244 Buchholz

Deutschland

Kontakt:

siehe Impressum

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

E-Mail: datenschutz@askjan.de

Postalisch: J17 GmbH, z.Hd. Datenschutzbeauftragter, Am Kattenberge 38, 21244 Buchholz

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

(1) Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Software sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen die Verarbeitung gesetzlich gestattet ist.

(2) Rechtsgrundlagen

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Für Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Falls lebenswichtige Interessen betroffen sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

(1) Stammdaten und Kontaktdaten

Erhobene Daten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer, Firma
Zweck: Identifikation, Vertragsabwicklung, Kommunikation, Rechnungsstellung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Während der Vertragslaufzeit + 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)

(2) Lizenz- und Vertragsdaten

Erhobene Daten: Lizenzschlüssel, Vertragsbeginn, Vertragslaufzeit, gebuchte Pakete, Credit-Guthaben
Zweck: Lizenzverwaltung, Zugangskontrolle, Abrechnung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Vertragslaufzeit + 10 Jahre

(3) Zahlungsdaten

Erhobene Daten: Rechnungsadresse, Zahlungsart, Transaktions-IDs (Zahlungsdaten werden direkt bei Stripe verarbeitet)
Zweck: Zahlungsabwicklung, Buchhaltung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: 10 Jahre (HGB § 257)

(4) Nutzungsdaten und Telemetrie

Erhobene Daten: IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Funktionen, Fehlerberichte, Performance-Metriken, Credit-Verbrauch, Feedback, System Status, Online Status, anonymisierte Systemlogs
Zweck: Fehleranalyse, Produktverbesserung, Support, Missbrauchserkennung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (bei Einwilligung)
Speicherdauer: 90 Tage (anonymisiert unbegrenzt)

(5) Chat- und Anfragedaten

Erhobene Daten: Chat-Verlauf, Anfragen an KI-Systeme, hochgeladene Dokumente
Zweck: Bereitstellung der KI-Funktionen, Qualitätssicherung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: 30 Tage (durch Nutzer konfigurierbar)
Besonderheit: Automatische Pseudonymisierung personenbezogener Daten

(6) Support- und Kommunikationsdaten

Erhobene Daten: Support-Tickets, E-Mail-Kommunikation, Telefon-Notizen
Zweck: Kundenbetreuung, Problemlösung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO
Speicherdauer: 3 Jahre nach Abschluss

5. Besondere Kategorien: Ihre Geschäftsdaten

(1) JTL-Wawi Daten

Lokale Verarbeitung: Alle JTL-Daten verbleiben auf Ihrem System
Kein Cloud-Zugriff: Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten
Temporäre Übertragung: Nur bei expliziten KI-Anfragen, werden Daten an die KI-Services verschlüsselt übertragen

(2) Wissensdatenbank (Customer Knowledge)

Ihre Dokumente: PDFs, Textdateien, Anleitungen
Lokale Vektorisierung: Verarbeitung erfolgt auf Ihrem System
Temporäre Übertragung: Nur bei expliziten KI-Anfragen, werden Daten an die KI-Services verschlüsselt übertragen

(3) Pseudonymisierung

askJan nutzt fortschrittliche Technologien zur automatischen Erkennung und Maskierung personenbezogener Daten (Diese Funktion kann in den Einstellungen konfiguriert werden):

Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern
Adressdaten
Bankdaten, Kreditkartennummern
Sozialversicherungsnummern, Personalausweisnummern
Diese Funktion kann in den Einstellungen konfiguriert werden

6. Datenübermittlung an Dritte und Drittlandtransfer

(1) KI-Dienstleister

Anthropic PBC (Claude AI)

Sitz: USA
Zweck: Verarbeitung von KI-Anfragen
Schutzmaßnahmen: EU-Standardvertragsklauseln, Enterprise Agreement mit No-Training-Policy
Auftragsverarbeitung: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms
Besonderheit lt. Dienstleister: Keine Speicherung oder Verwendung für Modelltraining

OpenAI, L.L.C. (GPT-x)

Sitz: USA
Zweck: Verarbeitung von KI-Anfragen
Schutzmaßnahmen: EU-Standardvertragsklauseln, Enterprise API
Auftragsverarbeitung: https://openai.com/policies/data-processing-addendum
Besonderheit lt. Dienstleister: Zero-Retention-Policy, keine Trainingsnutzung

(2) Zahlungsdienstleister

Stripe, Inc.

Sitz: USA/Irland (Stripe Technology Europe Ltd.)
Zweck: Zahlungsabwicklung, Abonnement-Verwaltung
Schutzmaßnahmen: PCI-DSS Level 1, EU-Standardvertragsklauseln
Datenschutz: https://stripe.com/privacy

(3) Hosting und Infrastruktur

Hetzner Online GmbH

Sitz: Deutschland
Zweck: Server-Hosting
Zertifizierungen: ISO 27001, Deutscher Serverstandort
Datenschutz: https://www.hetzner.com/rechtliches/datenschutz

(4) Marketing- und Analyse-Dienste

Google Ireland Limited (Google Analytics, Ads, Tag Manager, reCAPTCHA)

Zweck: Webanalyse, Conversion-Tracking, Bot-Schutz
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Opt-Out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Datenschutz: https://policies.google.com/privacy

Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook Pixel, Remarketing)

Zweck: Zielgruppen-Marketing, Conversion-Tracking
Cookie-Laufzeit: 90 Tage
Opt-Out: https://www.facebook.com/settings?tab=ads

Microsoft Corporation (Bing Ads, Clarity)

Zweck: Suchmaschinen-Marketing, Nutzerverhalten-Analyse
Cookie: _uetsid, _uetvid (30 Tage)
Opt-Out: https://account.microsoft.com/privacy/ad-settings

LinkedIn Ireland Unlimited Company

Zweck: B2B-Marketing, Professional Targeting
Cookie: li_sugr (90 Tage)
Opt-Out: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls

Klaviyo Inc.

Sitz: USA
Zweck: E-Mail-Marketing, Newsletter-Versand
Schutzmaßnahmen: Double-Opt-In, EU-Standardvertragsklauseln
Abmeldung: In jeder Marketing-E-Mail oder datenschutz@askjan.de

(5) Rechtsgrundlagen für Drittlandtransfers

Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) wo vorhanden
EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Vertragserfüllung (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO)

7. Cookies und Tracking-Technologien

(1) Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Software erforderlich:

askjan_session: Session-Management (Sitzungsdauer)
csrf_token: Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (Sitzungsdauer
askjan_prefs: Benutzereinstellungen (1 Jahr)

(2) Analyse- und Marketing-Cookies

Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt:

Google Analytics: _ga, _gid, _gat (2 Jahre / 24 Stunden / 1 Minute)
Facebook Pixel: _fbp (90 Tage)
LinkedIn Insight: li_sugr (90 Tage)
Microsoft Advertising: _uetsid, _uetvid (30 Tage)
Klaviyo (über Google Tag Manager)

(3) Cookie-Verwaltung

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit anpassen:

Beim ersten Besuch über den Cookie-Banner
Browser-Einstellungen für generelle Cookie-Kontrolle
"Do Not Track" (DNT) Signale werden respektiert

8. Datensicherheit

(1) Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir setzen folgende Sicherheitsmaßnahmen um:

Verschlüsselung:

TLS für alle Datenübertragungen
Verschlüsselung für gespeicherte API-Keys
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensitive Daten

Zugriffskontrolle:

Rollenbasierte Berechtigungskonzepte (RBAC)
2-Faktor-Authentifizierung optional
Regelmäßige Passwort-Rotation

Monitoring und Audit:

Vollständige Audit-Log
Penetrationstests

Organisatorische Maßnahmen:

Datenschutzschulungen für Mitarbeiter
Vertraulichkeitsverpflichtungen
Incident Response Plan
Regelmäßige Datenschutz-Audits

(2) Auftragsverarbeitung

Mit allen Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

(1) Überblick Ihrer Rechte

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten ("Recht auf Vergessenwerden")
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sperrung der Datenverarbeitung
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Export in maschinenlesbarem Format
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen Verarbeitung
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeitiger Widerruf

(2) askJan-spezifische Rechte

Chat-Historie: Vollständige Löschung jederzeit möglich
Pseudonymisierung: Ein-/Ausschaltung nach Bedarf
Newsletter: Abmeldung in jeder E-Mail

(3) Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter:

E-Mail: datenschutz@askjan.de
Post: J17 GmbH, Datenschutz, Am Kattenberge 38, 21244 Buchholz

10. Widerspruchsrecht

WICHTIGER HINWEIS ZU IHREM WIDERSPRUCHSRECHT

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Widerspruch gegen Direktwerbung:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch dagegen einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Kontakt für Widerspruch:

E-Mail: werbung-abmelden@askjan.de
Betreff: "Widerspruch Datenverarbeitung"

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: +49 (0)511 120-4500

Fax: +49 (0)511 120-4599

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Web: https://lfd.niedersachsen.de

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

askJan verwendet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

13. Datenschutz bei Minderjährigen

askJan ist ein B2B-Produkt für gewerbliche Nutzer. Die Nutzung durch Personen unter 16 Jahren ist nicht gestattet. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen.

Bei wesentlichen Änderungen:

Hinweis beim nächsten Login
Ggf. erneute Einholung der Einwilligung

15. Kontakt und Fragen

Für alle Fragen zum Datenschutz bei askJan:

J17 GmbH

Datenschutzbeauftragter

Am Kattenberge 38

21244 Buchholz

E-Mail: datenschutz@askjan.de

Web: askjan.de/datenschutz